Kas meil on midagi õppida PowerPointi koolitusest

Kämblatäis vabatahtlikke Pro ridadest registreerisid endid sisekoolitajate koolitussarjale. 21. veebruaril jõudiski kätte esimene koolitus. Siin artiklis katsun anda ülevaate sellest, mis mõtteid see koolitus minus indutseeris ja mida muud me kõik võiksime sealt kõrva taha panna.

Esmalt kirjeldan koolituspäeva. See oli jagatud järgmiselt: kolmandik andragoogikat (täiskasvanute harimise teooriat) ja kaks kolmandikku PowerPointi. Nagu pealkiri reedab, keskendun ma siin sellele tagumisele kahele kolmandikule. Andragoogika oli küll huvitav ja mõtteid sütitav, kuid selles ei olnud ma enne nii kodus kui mulle meeldiks. Hiljem sain aru, kui palju rohkem ma sellest teemast teada tahaks. Seevastu PowerPoint on arvutiinimestel veres juba sellest ajast kui arvutid ja Windowsid tubadesse sisse murdsid. Seepärast tekkis koolitusel viibivatel Pro inimestel küsimus, et kas me oleme ikka õiges kohas.

Tegin südame kõvaks, ei andnud tärkava kevade kutsele järgi ja istusin oma kohustuslikud kolm tundi ära. Esineja oli iseenesest huvitav ja tegelikult laialdase kogemusega kõiksugustel Office’i teemadel. Õnneks näitas vahepeal ka naljakaid videoid Peeter Ojast – kui märkas, et inimesed hakkavad liiga laiali valguma.

Pean tunnistama, et esmalt olin skeptiline ja ei jälginud päris kõike, mida PowerPointi kohta seletada taheti. Põhitõed, mida esitati, on ausad ja peavad paika teisteski valdkondades. Koolituse kasulikkusest sain ehk alles siis aru kui Tiina, Tarveti ja Vambolaga nädal hiljem sama teema retrol istusime. Koolitusel seletati meile põhiliselt presentatsiooni efektiivset ettevalmistamist ja kuidas seda viide etappi jagada:

  1. Planeerimine ja mustandi koostamine
  2. Slaidide sisu koostamine
  3. Slaidide kujundamine
  4. Üleminekute ja animatsioonide lisamine
  5. Esineja ja esitluse esitamiseks ette valmistamine

Paljud nendest punktidest on meile tuttavad. Komplektina aitavad need meil ennast mobiliseerida ja organiseerida, kui hakkame presentatsiooni koostama. Kirjeldan ära ka põhilised ivad iga etapi juures.

I etapp

Pigem kasutada paberit ja pliiatsit (mina eelistaks ehk whiteboardi, kuid seda ei saa nii hõlpsalt ringi paigutada – kui uut teemat tahetakse tsentraalseks tõsta). Siin ei peaks PowerPointi veel kasutama, sest siis piiraks töövahend meie mõttelendu ja me jääks lihtsalt nikerdama mõne huvitava idee juurde – mida valmis presentatsiooni sisse ehk ei pandagi.

II etapp

Alustame slaidide PowerPointi panemist. Mitte mingil juhul ei tohi veel slaide küljendada/kujundada. Ära märkimist väärib (mulle uudisena) et PP sees on outline view režiim, kus saab slaide, pealkirjasid ja tekstilist sisu väga lihtsalt sisestada. Klõpsad enterit ja tuleb uus slaid. Kirjutad pealkirja ja uuesti enter. Kui peas on pilt olemas, mida teha tahad, siis pane lihtsalt kõrvaklapid pähe, lase silmad kinni, aseta käed klaviatuurile ja natuke aega hiljem on ettekanne juba olemas. Toores, aga käega katsutav (sõltuvalt pimekirja oskustest võib mõne silma lahti jätta).

III etapp

Kujundamist alustatakse meelepärase malli valikuga. Ongi kogu krempel peaaegu valmis. Kui midagi spetsiifilist seadistada tahta, siis on soovitav kasutada selleks juhtslaidi, sest sedasi muutub kujundus kõigil slaididel ühtlaselt. Lõpptulemist jääb ühtsem ja professionaalsem mulje. Alternatiiv oleks kõik sada slaidi läbi käia ja iga peal eraldi loendite esiseid mullikesi kiisudeks ehk siis merekarpideks muuta. Sellisel puhul oleks presentatsioon tulevikus tunduvalt raskemini hallatav ja edasised disainiotsuste muudatused võtaks meeletult aega ja vaeva.

IV etapp

Siin räägiti üleminekute ja animatsioonide lisamisest. Pandi südamele, et liiga kirjuks ei mindaks. Tuleb arvestada, et tahetakse ikkagi sisu edasi anda, mitte tekitada vaatajas huvi selle vastu, millise slaidivahetusega teda järgmiseks üllatatakse.

V etapp

Siia etappi jääb esitluse üle vaatamine, kirja- ja disainivigade parandamine. Siinkohal oli juttu ka kohandatud esitlustest. Nimelt on võimalik PP-s valmistada kohandatud esitlusi, kus liigutakse slaidide vahel ettemääratud järjekorras: jättes mõned vahele, hüpates vajadusel mõne peale tagasi jne. Pole küll osanud sellest kunagi puudust tunda, aga kujutan täiesti ette, kuidas suurfirma sisekoolituste puhul on tarvis valmis teha hiiglaslik ettekandemonstrum. Erinevatele osakondadele näidatakse seda erinevalt, keskendudes ainult tolle osakonna spetsiifikale ja kasutades samas üldiseid slaide, mis kõigi osakondade puhul kehtivad. Jälle üks võimalus copy-paste arvelt kokku hoida ja lõppkokkuvõttes hoida ühtset ja hallatavat presentatsioonide komplekti.

 

Mida me Pros rakendada saaksime?

Vaadates eelnimetatud etappe ja arvestades, et meil on olemas eraldi disainiga tegelev inimene, oleks patt kui me majast väljas (või ka siin sees) käiks presentatsiooniga, mis näeb välja nagu me oleks selle ise öösel vastu ettekannet teinud. Seepärast on hea mõte sisuline pool paika panna ja lihtsate mallide järgi käituv presentatsioon kujundamiseks anda inimesele, kes seda nii palju paremini oskab.

Teiseks räägiti võimalusest kohandatud esitluste juures viidata PP seest teistele dokumentidele ja failidele. Mitte midagi uut, kuid tuleb arvesse võtta, et PP esitluse saab salvestada avanema koheselt esitlemise režiimis. Siis saame juba kõvasti täiustada koolitusi/esitlusi, kus astuvad üles mitu esinejat. Koolituse eest vastutaja teeb avalehe sisukorraga presentatsiooni, milles on esinejate teemad, nimed ja pildid ning iga esineja peal klikkides avaneb tema presentatsioon. See hoiaks kokku aega, kus vaatajad peavad nägema õige presentatsiooni otsimist ja selle presenteerimise režiimi lülitamist. Ühtlasi aitab see vältida spoilereid. Kui esimeste slaidide hulgas on mingi vinge pilt, siis ei näe kasutajad esimest mitut slaidi eelvaatena ära – need kõik tulevad järgemööda üllatusena.

Kolmandaks – minu lemmikteema – lühivalikud ehk shortcut key’d. Selleks, et ettelande ajal pausi teha ja lasta silmadel puhata, on hea kasutada B või W klahve vastavalt musta või valge ekraani kuvamiseks. Sobib väga hästi, et peatuda mõnel teemal pikemalt või mõnest kõrvalteemast heietada, ilma et slaidi sisu häirivaks muutuks. Presentatsiooni ette valmistamise ajal on soovitav otsida veebist lühivaliku klahvide loend (siinkohal pole otstarbekas neid kõiki üles lugeda) ja vaadata, mida kasulikku nendest on võimalik üle võtta.

Neljandaks juhin tähelepanu, kuidas esimesed kolm etappi on struktureeritud. Loogiline, et mõtleme enne millegi tegema hakkamist, kas siis paberi ja pliiatsi abiga või üritame peas ehk siis tahvlil mingit ajurünnakut või mindmapi koostada. Usun, et see on kõigil Prokatel juba selge. Kuid teise ja kolmanda etapi eristamine on paraku mõnelegi uus filosoofia. Me saame seda enda jaoks põhjendada: „Mul on parem aru saada, mida ma ütlen sellega, kui ma pealkirja suurendan ja sõnu boldiks määran,“ aga asi ei jää seal pidama. Siis pannakse sinna kassipilt ja selle nurgad tehakse ümaraks ja… See kõik võtab aega. Pealegi annab kujundamata ja koledate slaididega töötamine võimaluse neid teise pilguga vaadata. Kui slaid pole sisuliselt tugev, siis saab selle lihtsalt minema visata. Kui me oleme sinna investeerinud küljendamise vaeva, siis hakkame tahes-tahtmata oma presentatsiooni väänama sedasi, et nimetatud slaid sinna hästi klapiks. Siis tuleb kõik teised kiiruga ümber kirjutada ja nende kujundamiseks paraku enam aega pole. Tulemuseks ongi presentatsioon, kus on üks-kaks ilusat slaidi ja ülejäänud seal ümber suunavad juttu nondele tagasi.

 

WYSIWYG vs WYSIWYM

What You See Is What You Get versus What You See Is What You Mean

Siinkohal tahan üldistatult kokku võtta iva, mida PP koolituses üritati kõigile selgeks teha. Nimelt ei kehti see sisu koostamise ja sisu vormistamise/kujundamise/küljendamise lahus hoidmise soovitus mitte ainult PowerPointis – vaid praktiliselt igal pool. Ise sain selle filosoofiaga tuttavaks juba LaTeX-i uurides, selleks et lõputööd teha. TeX-i maailmas elavale või sealt tulevale inimesele on üheselt mõistetav see, kuidas küljendus on hoopis erinev sellest, mida me lõpuks esitleda soovime. Selle filosoofia järgimine teeb ka Wordi dokumentide loomise lihtsamaks ja hallatavamaks ning hõlbustab pisut isegi wikis sisu loomist.

Inimestele, kes tegelevad veebiarendusega, on ilmselt tuttavad igasugused MVP (model view presenter) mudelid. Seepärast olin ma vahepeal hakanud arvama, et sisu ja selle esitamise viisi lahus hoidmine on meil kõigil juba veres. Aga Tiinaga retrot pidades saime aru, et mõnedes valdkondades on inimesi, kellele see WYSIWYM temaatika veel huvi pakub ja uudne on. Neile soovitaksin selliste töövahendite kasutamist, mis ei lase liialt küljendamisele keskenduda. Confluence on selles osas hea vahend. Saab küll natuke küljendada, kuid mitte midagi nii võimsat kui see, mida Word kasutajale pakub. Pealegi, kui lõpuks „dokumenti“ teha ja kirjutis PDF-i eksporditakse, siis on tulemus selgesti erinev sellest, mida esialgu oma wiki lehel nägime. See, et tööriist väänab kasutaja käed selja taha ja ei lase kõiki sümboleid nii paika küljendada, nagu see meie unenäos võis olla, vabastab meile omakorda aega sisu loomisega tegelemiseks.

 

Mis tuleb pärast PowerPointi?

PowerPointi koolituse raames räägiti põgusalt ka sellisest vahendist nagu Prezi. Tegemist on väga vinge veebipõhise esitluste tegemise vahendiga. Kõigile, kes pole veel Prezit näinud, soovitan kindlasti vaadata nende tutvustust aadressil https://prezi.com/support/.

Lühidalt on Prezi vahend, kus luuakse lõpmatult suure lõuendi peale erinevad esitluse slaidid. Esitluse käigus liigutakse slaidilt slaidile, nii et esitluse vaatajatel saab olla ees suur pilt teemast. Iga alamteema juurde saab n-ö sisse zoomida.

Koolituse käigus hakkas mõte kohe liikuma, kuidas sellise vahendiga saaks hõlpsasti luua esitlust, mis tutvustab näiteks uuele töötajale ettevõtet. Võetakse Eesti kaart ette ja zoomitakse erinevate linnade peale – kus Proeksperdil oma kontor on. Kusjuures sisse zoomides võidakse liikuda uue slaidi peale, mida suurt pilti vaadates näha polnud. Näiteks foto vastavas linnas asuvast kontorist. Seejärel võib kontori erinevatele korrustele sisse zoomida, näidata vastava korruse plaani ja seal töötavate võtmeisikute asukohtasid.

Selline esitlus hõlbustab inimestel kindlasti panna suurel pildil paika erinevate kohtade paiknemist teineteise suhtes. Seepärast kasutatakse selliseid esitlusi tihtipeale turismipiirkondade tutvustamisel.

Esimesel hetkel kõlab Prezi nagu maagiline tööriist, kuid ometigi pole see mingi hõbekuul. Ka Prezil on omad puudused, näiteks saab küll panna elemente ilmuma Prezi peale, kuid ära kaduma neid seada ei saa – selle koha pealt on PowerPoint kindlasti võimekam.

 

Kas pilves või mitte pilves?

Nagu eelnevalt mainitud, on Prezi veebipõhine vahend. Kogu presentatsiooni loomise kui ka selle esitlemise keskkond on kõik serveris ja ise ei pea ideaalses maailmas millegi pärast muretsema.

Paraku on aga pilvega see häda, et siseruumidesse pilvi ei paista. Kui netti ei ole, siis pole pilves olevate asjadega midagi peale hakata. Õnneks on Prezil ka funktsionaalsus, mis laseb esitluse arvutisse salvestada nii-öelda offline versiooniks. Selliste versioonide kasutamine suuremate esinemiste raames on väga hea mõte, sest kunagi ei saa mürki võtta, et sinu arvuti hakkab olemasolevate esitlusvahendite ja internetiühendustega koostööd tegema. Tahan veel eraldi välja tuua, et pilvele mitte ligipääsemine pole probleem, mis ainult Prezi laadseid tooteid pureb. Sama probleemi otsa võib komistada ka tavalise PowerPointi esitlusega, kui see teha vähegi vingem ja integreerida sinna sisse näiteks YouTube’i videoid või muid veebiressursse.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *